Nowa usługa dostępna w e-bok.
Z myślą o wygodzie naszych Klientów wdrożyliśmy nową usługę dostępną dla wszystkich użytkowników Elektronicznego Biura Obsługi Klientów. Jest to e-faktura.
e-faktura to dokument w formie elektronicznej wystawiony za usługi świadczone przez RWE, dostępna tylko dla użytkowników serwisu e-bok. Informacja o wystawieniu e-faktury wysyłana jest pocztą e-mail na adres, który podany jest przy rejestracji do e-bok., e-faktura zawiera dokładnie te same dane co faktura papierowa.
Żeby zacząć korzystać z e-faktury należy zalogować się do e-bok wejść w zakładkę Dane Klienta - Zgody i wyrazić zgodę na wystawianie e-faktury.
Jeżeli jeszcze nie jesteś użytkownikiem e-bok, zarejestruj się na e-bok.rwepolska.pl
Sprawdź, dlaczego korzystne jest przejście na e-fakturę!
Stosowanie e-faktury to same korzyści:
- Otrzymujesz faktury zawsze na czas
- Oszczędność - w porównaniu z tradycyjną fakturą,
- Terminowość oraz bezpieczeństwo przesyłki – otrzymujesz faktury zawsze na czas, w porównaniu z tradycyjną fakturą znika ryzyko niedostarczenia faktury,
- Wygoda przechowywania - e-faktura nie zajmuje tyle miejsca co faktura papierowa, poza tym można w dowolnej chwili przejrzeć fakturę (na swoim komputerze),
- Dbałość o ekologię - eliminuje się wyręby lasów na potrzeby faktur papierowych.
Faktura elektroniczna (e-faktura) posiada - zgodnie z przepisami - taką samą wartość prawną , jak dokument w formie papierowej.
Zasady przesyłania, przechowywania i udostępniania elektronicznych faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej określa rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 roku (Dziennik Ustaw z 28 grudnia 2010 Nr 249 poz. 1661).
Czym jest e-faktura?
E-faktura jest prawnie uznaną formą rozliczenia (Dz.U. z 28 grudnia 210 r., Nr 249,poz. 1661), a jej wystawianie w formacie PDF zastępuje przesłanie listem faktury w formie papierowej.
Co odróżnia e-fakturę od papierowego dokumentu?
Faktura papierowa i faktura elektroniczna mają takie same wartości prawne. Różnią się jedynie sposobem dostarczania.
Jaka jest podstawa prawna wystawiania i przysyłania e-faktur?
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r., weszły w życie przepisy, regulujące wystawianie oraz przesyłanie faktur w formie elektronicznej, a także przechowywanie oraz udostępnianie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U.z 28 grudnia 2010 r., Nr 249, poz. 1661).
Czy do korzystania z e-faktury potrzebne jest specjalistyczne oprogramowanie?
Aby korzystać z e-faktury niezbędne jest posiadanie:
- adresu e-mail,
- bezpłatnego programu do przeglądania plików PDF – Adobe Acrobat Reader.
Skąd będę wiedział, że została wystawiona e-faktura?
Powiadomienie o wystawieniu e-faktury wysyłane jest na adres e-mail, który został podany prze rejestracji w e-bok RWE i wyrażeniu zgody na otrzymywanie faktury drogą elektroniczną.
Czy usługa e-faktury wiąże się z dodatkowymi kosztami?
Nie. Uruchomienie nowej usługi jest bezpłatne.
Czy zgadzając się na fakturę elektroniczną, będę mógł wydrukować fakturę?
Wydrukowanie obrazu e-faktury, np. do celów akceptacji wewnątrz firmy, jest możliwe, lecz powstały w ten sposób papierowy obraz e-faktury nie jest dokumentem księgowym. Dokumentem księgowym jest wyłącznie e-faktura przechowana w postaci elektronicznej. Ma ona taką samą wartość prawną jak zwykła faktura w formie papierowej.
Czy korekty i duplikaty faktur będę otrzymywać w formie elektronicznej czy papierowej?
Faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej będą wystawiane i przesyłane również w formie elektronicznej.
Jakie korzyści będę miał z przejścia na fakturę elektroniczną?
- Otrzymywanie faktury zawsze na czas – rachunki bez opóźnień i zaginięć na poczcie.
- Elektroniczne archiwum faktur stanowi zabezpieczenie na wypadek zaginięcia wersji papierowej – nie musisz wtedy czekać na duplikat. Faktury zaksięgujesz zawsze na czas.
- Możliwość drukowania (np. do potrzeb akceptacji wewnątrz firmy).
- Możliwość odebrania e-faktury z każdego miejsca, w którym jest Internet.
- Ochrona środowiska – przejście na dokumentację elektroniczną to zmniejszenie ilości zużywanego papieru.
Jak można zrezygnować z e-faktury?
Aby zrezygnować z otrzymywania faktury elektronicznej, należy samodzielnie zmienić status zgody na e-fakturę w e-bok na zakładce Zgody na stronie Dane Klienta. Po zmianie statusu zgody wstrzymujemy wysyłanie faktur w formie elektronicznej. Kolejne faktury będą przesyłane w formie papierowej.
Czy można zmienić adres e-mail do otrzymywania elektronicznych faktur?
Aby zmienić adres e-mail należy w e-bok w Edycji profilu dokonać aktualizacji adresu e-mailowego
Czy możliwe jest otrzymywanie faktur elektronicznych i papierowych jednocześnie?
Nie. Faktury mogą być dostarczane tylko w jednej formie.
Czy klient, który chce otrzymywać faktury elektroniczne (e-faktury), musi zakupić podpis elektroniczny?
Nie, posiadanie podpisu elektronicznego nie jest potrzebne do otrzymywania e-faktury z e-bok RWE. E-faktura jest dostępna dla klienta w e-bok a na skrzynkę e-mailową klienta wysyłana jest tyko informacja o wystawieniu e-faktury w e-bok.
Czym różni się e-faktura od pliku w formacie pdf faktury wysłanego e-mailem do klienta?
E-faktura w e-bok prezentowana jest jako oryginał w pdf w formie zielonej ikony zaś duplikaty faktur są prezentowane są w formie pomarańczowych ikon.
E-faktura prezentowana w e-bok posiada - zgodnie z przepisami - taką samą wartość prawną , jak dokument w formie papierowej. E-faktura zastępuje dotychczasową fakturę papierową. E-faktura wystawiana jest w e-bok jako oryginał faktury (zielona ikona w e-bok) w trakcie aktywnej zgody na e-fakturę.
Wysyłane czasem na życzenie klienta pliki pdf z obrazem elektronicznym faktury są duplikatami oraz nie mogą zastąpić faktury papierowej i nie posiadają - zgodnie z przepisami - takiej samej wartości prawnej , jak dokument w formie papierowej.
Z jakim terminem włączana jest usługa e-faktury w odniesieniu do terminów fakturowania zużycia energii?
Skuteczne aktywowanie zgody na e-fakturę spowoduje, że dopiero najbliższa faktura rozliczeniowa będzie wystawiona jako e-faktura.
Do tego czasu mimo posiadania aktywnego statusu zgody na e-fakturę obowiązuje cykliczna faktura rozliczeniowa dostarczona wcześniej w formie papierowej.
Jednak w odniesieniu do ewentualnych faktur korygujących wystawianych w trakcie trwania cyklu z fakturą papierową ale jednocześnie z aktywnym statusem zgody na e-fakturę – wtedy taka faktura korygująca będzie dostępna tylko w formie e-faktury w e-bok.
W jaki mam postępować w kontaktach z Urzędem Skarbowym w przypadku ewentualnej kontroli?
W razie potrzeby przedstawienia potrzebnych do kontroli e-faktur do Urzędu Skarbowego, powinieneś zapisać pliki pdf z wybranymi e-fakturami (najlepiej w kolejności chronologicznej) na dowolnym nośniku danych (np. płycie CD) i dostarczyć ten nośnik z zapisanymi plikami pdf do Urzędu Skarbowego.
- pliki te może gromadzić samodzielne, lub skorzystać z e-boka, gdzie na stronie Finanse znajdują się chronologicznie wykazy wszystkich plików pdf z fakturami i e-fakturami, które można ściągnąć i zapisać na dowolnym nośniku dla potrzeb kontroli Urzędu Skarbowego.Darmowy program Adobe Reader jest do ściągniecią pod tym adresem.
